Comment être certifié Top Employer ?

Parlez-nous de vous et de votre rôle au sein de Top Employers Institute

Je suis Sebastiaan ter Horst, en poste au siège du Top Employers Insitute situé à Amsterdam, où je suis à la tête de l'équipe de certification depuis 2021. Je dirige une équipe dévouée répartie dans le monde entier. Je suis fier de diriger le processus de certification et d'assurer une prestation de services optimale pour nos participants.

En tant que Certification Director, mon principal engagement consiste à maintenir la qualité de notre programme de certification. En collaborant avec diverses équipes dans le monde entier, je m'efforce en permanence d'améliorer nos services et de soutenir nos équipes et nos collaborateurs sur la voie de la réussite. Il ne s'agit pas seulement de maintenir des normes, mais aussi de permettre à chaque équipe et à chaque personne d'atteindre l'excellence.

Pouvez-vous nous donner un aperçu du processus de certification ?

Le processus de certification comprend quatre étapes : le lancement du programme, le questionnaire, la validation et la certification. Il est conçu pour aider le participant à bénéficier de notre programme dans son entièreté.

La première étape est la phase de lancement du programme. L'objectif est de mettre en place les conditions nécessaires pour que nos participants remplissent le questionnaire et soient prêts pour le processus de validation. Les participants reçoivent une vue d'ensemble du processus de certification à venir et de ce qui est requis, une vue d'ensemble du questionnaire HR Best Practices Survey et de ses mises à jour, ainsi qu'une présentation et une mise à jour du portail des Top Employers et des outils et matériels de soutien.

Dans l'étape suivante, les participants répondent au questionnaire HR Best Practices Survey. Les participants qui participent pour la première fois au programme ont la possibilité de répondre à toutes les questions. Ceux qui ont répondu à l'enquête l'année précédente ont la possibilité de mettre à jour leurs réponses de l'année passée et de répondre à toutes les nouvelles questions sur les meilleures pratiques RH. Lorsqu'il est prêt, le participant soumet ses réponses pour validation.

L'étape de validation est la troisième étape du processus. Elle vise à garantir que les réponses soumises lors de la phase du questionnaire reflètent les pratiques et conditions RH mises en place pour les collaborateurs au sein de l'entreprise. En vérifiant la cohérence de l'interprétation et en corrigeant de manière proactive les erreurs ou ambiguïtés potentielles, Top Employers Institute garantit que toutes les données soumises pour la certification sont correctes et fiables.

Le participant est contacté pour planifier une session de validation. Une vue d'ensemble des questions à revoir pendant la session est envoyée en amont afin qu’il puisse se préparer à la session avec l'auditeur RH. Des éclaircissements supplémentaires et/ou des preuves démontrant qu'une pratique a été mise en œuvre conformément à nos définitions et à nos exigences peuvent être demandés avant ou en fonction du résultat de la validation. Des exemples typiques de ces demandes de preuves supplémentaires sont les manuels du collaborateur, les captures d'écran de la technologie, les documents attestant de la politique, etc.

L'étape de certification est la quatrième et dernière étape du cycle de certification. Les participants certifiés sont invités à assister à une session d'activation de la certification au cours de laquelle Top Employers Institute leur présentera tous les outils de communication disponibles pour tirer parti de leur statut de Top Employer certifié et faire passer leur marque employeur à l’étape supérieure. Au cours de cette session, nous présentons également le tableau de bord des résultats et les données de référence d'autres participants au programme de certification qui se trouvent dans ce tableau de bord.

Qu'est-ce qui rend la méthodologie de certification Top Employers unique ?

Notre méthode de certification est unique à bien des égards.

C’est une approche holistique et factuelle de validation des pratiques mises en place pour les collaborateurs des Top Employers certifiés et elle n'est pas basée sur des opinions ou des perceptions. Il s'agit d'une méthodologie unique applicable à tous les participants au programme, qui garantit que tous les Top Employers sont soumis à la même norme, nous générant ainsi un véritable benchmark mondial.

La qualité du processus de validation est assurée par une équipe d'auditeurs hautement qualifiés qui ont suivi un processus de sélection rigoureux et qui font l'objet d'un apprentissage et d'une formation continus. En outre, notre processus qualité, qui comprend le système, les contrôles de qualité et la vérification, se base sur des standards élevés afin de garantir le plus haut niveau de qualité pour notre programme de certification.

Enfin, notre programme de certification, y compris nos processus et nos résultats de certification, fait l'objet d'un audit externe annuel.

À quelle fréquence les questions du HR Best Practices Survey sont-elles mises à jour et qu'est-ce qui motive ces mises à jour ?

En moyenne, 10 % des questions sont mises à jour chaque année afin de s'adapter à l'évolution constante du paysage RH. La mise à jour du questionnaire s'appuie sur des recherches (externes) concernant les tendances et les évolutions dans le domaine des ressources humaines, ainsi que sur l'examen des données relatives aux clients (tendances en matière d'adoption des pratiques) et sur les informations et commentaires délivrés par nos clients au cours des différentes étapes du processus de certification (questionnaire, validation, résultats, commentaires ad hoc). Les modifications apportées au questionnaire peuvent être progressives, par exemple de petites retouches à la description d'une pratique, ou plus importantes (par exemple l'ajout d'une toute nouvelle pratique ou même d'un sujet). Nous cherchons toujours à trouver un bon équilibre entre la stabilité et la mise à jour.

Comment Top Employers Institute décide-t-il de pondérer l'importance des différentes questions de l'enquête ?

L'expérience collaborateur est placée au cœur du questionnaire.

60 % des points de notation globale résident dans les domaines Attirer, Développer et Engager, car ces domaines représentent le parcours du collaborateur de bout en bout. Il est également important de préciser que les pratiques individuelles qui ont un impact direct sur l'expérience collaborateur ont un poids plus important que les pratiques qui sont en soutien ou conditionnelles.

Environ 20 % du questionnaire est constitué de questions de référence, qui sont incluses à des fins contextuelles et d'analyse comparative et ne sont pas notées. La pondération des différentes questions de l'enquête vise à fixer un seuil significatif pour la certification.

Plusieurs pratiques standard et fondamentales ont un poids relativement élevé. Ces pratiques sont considérées comme essentielles pour tout Top Employer. En revanche, les « pratiques avancées », qui se réfèrent à des pratiques communément observées dans des organisations ayant des pratiques RH légèrement plus matures, peuvent avoir une pertinence variable en fonction de la taille de l'organisation, de son secteur d'activité ou de sa région. Bien que ces pratiques puissent inspirer la plupart d'entre elles, leur poids et leur impact sur la notation sont relativement limités.

Comme l'adoption des pratiques évolue d'une année sur l'autre, le poids des pratiques individuelles est également revu chaque année. Le cas échéant, les pondérations sont ajustées pour refléter l'évolution de l'importance des pratiques. Il est fréquent qu'une nouvelle pratique, lorsqu'elle vient d'être ajoutée à l'enquête, se voie attribuer un faible poids (ou soit même introduite en tant que question de référence), et lorsque nous constatons que les niveaux d'adoption de ces pratiques augmentent, nous augmentons leur poids.

Comment votre équipe valide-t-elle les réponses données par les organisations dans le questionnaire ?

Tout d'abord, avec beaucoup de passion et de motivation ! Ensuite, des critères et des normes établis s'appliquent à chaque pratique et permettent d'évaluer le niveau de maturité des processus et procédures d'un participant par rapport à ces exigences, y compris l'examen des documents justificatifs. Après un premier examen sur le portail du Top Employers Institute, l'auditeur RH organise une session de validation avec le participant pour discuter d'une sélection de pratiques de manière plus détaillée et plus claire.

Quels sont les thèmes et questions envisagés par le Top Employers Institute pour les prochains cycles ?

Les tendances mentionnées dans le rapport World of Work Trends 2024 illustrent les changements futurs attendus dans notre questionnaire, puisqu’elles sont basées sur les réponses de nos participants au programme de certification 2024. Je voudrais également y ajouter d'autres perspectives telles que :

1. L’Humain au cœur de la stratégie (évoqué dans le World of Work Trends 2024, mais aussi en tant que thème plus général),
2. Accent continu sur l'expérience (numérique) des collaborateurs, y compris l'exploitation de l'IA d'une manière humaine/éthique/responsable,
3. L’employabilité
4. La Génération Z
5. Travailleurs temporaires et prestataires de services

Quel conseil donneriez-vous à une organisation qui participerait pour la première fois au programme de certification Top Employers ?

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez une question ou si un élément doit être clarifié. Notre équipe s'engage à permettre à nos participants de vivre une expérience de certification réussie et les soutiendra si nécessaire. Elle leur fournira des conseils pour remplir efficacement l'enquête, en fonction des besoins de chaque participant. Par exemple, comment organiser l'équipe interne pour répondre à l'enquête sur les meilleures pratiques RH en temps voulu, clarifier les questions de l'enquête et le type de preuves nécessaires, comment utiliser les outils fournis dans le portail, etc.