Best Practice | Momentum Metropolitan’s Offboarding Practice

The offboarding process occurs no matter what kind of contractual relationship an organisation has with the person who is leaving. The desired experience that Certified Top Employer, Momentum Metropolitan, wants for any person who has worked there is one where the individual intends to return to work for them or refer others to seek employment there. Momentum Metropolitan has, therefore, created a holistic exit experience covering activities across contractual obligations, business continuity, relationship management, and workforce engagement.

Certified Top Employer, Momentum Metropolitan, wanted to create a lasting positive impression with their employees with the final touchpoint acting within a collection of streamlined, supportive, and efficient experiences.

Why the practice was needed:

The offboarding process can be stressful for individuals, as it involves an internal change management experience. It is also worth noting that it is only sometimes, or very often, that an individual undergoes offboarding, which means that this is also a time of ambiguity and reliance on others for guidance in the overall process. As it stands, offboarding relies on back-and-forth emails between various parties, and often, the individual needs to know who to turn to for information and what information should be looked at to support a smooth transition.

With the increased focus on employee experience and the competitive talent landscape, the offboarding stage is fundamental to ensuring a positive, lasting impact. When an individual leaves the company, this is an opportunity to create brand ambassadors, alumni talent, and a growing referral network for future talent pools.

During offboarding, the business also goes through the stress of capacity management, handover requirements, equipment and access controls. It may need more time to give the attention necessary for an individual to feel cared for and looked after.

How the practice was implemented:

Momentum created the following process to meet the needs of their offboarding practice:

Created an Offboarding Platform

Momentum Metropolitan ensured that all the relevant employees had access to the offboarding platform via our employee self-service HumanHub. Additionally, they ensured that the platform was digitally enabled for smartphones and desktops. The platform allowed managers and relevant admins easy access to the platform. They ensured a digital-first approach with tailored tracks for different employees and exit types.

Exit Questionnaire & Interview

Momentum Metropolitan had an integrated and streamlined digital solution for their exit surveys and interviews.

- That became a one-stop shop for both the questionnaire and interview experience.

- It was competency-driven for holistic feedback and data-driven insights.

Automated Processes

Reminders will be sent through push notifications on the HumanHub App, and emails will be sent at relevant steps in the process to keep HC and line managers in the loop throughout the offboarding process.
Automatic push to Documents of Record to ensure relevant docs are stored and accessible on the system.

Offboarding Metrics Dashboard

The HR team at Momentum Metropolitan were able to view available turnover and exit-specific insights.
Those metrics created visibility of offboarding journey trends and fall-off points.

Practice Guide

Momentum Metropolitan created an offboarding framework and principles of consideration to assist managers in the offboarding process.

Highlights:

A design-thinking approach was applied in unpacking the specific needs of employees, HR, and line managers during the offboarding experience.
The focus is on the entire journey, from pre-exit, during exit, and post-exit experiences.
Key touchpoints were identified up-front and positioned within the solution in such a way that we could gather data for significant insights through dashboard metrics.
Short iterative deliverables have been prioritised, allowing testing, feedback, and pivotal shifts that answer the real needs of their employees.

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Results:

A digitally enabled offboarding platform where employees are guided through the process with easy-to-follow steps.
An integrated solution for both questionnaire and interview experience.
An offboarding dashboard with turnover stats, journey insights, and exit insights.

Offboarding remoto: por qué es importante desarrollar un proceso de desvinculación (remoto) efectivo

La incorporación y desvinculación remota de colaboradores se está convirtiendo en la norma en todas las organizaciones a nivel mundial. Estas prácticas están revelando nuevos desafíos y oportunidades nuevas y establecidas. Si bien exploramos algunas de estas oportunidades en nuestro artículo anterior sobre la incorporación, este artículo se centra en las prácticas actuales relacionadas con la desvinculación remota. El artículo explorará cómo las prácticas de las personal en torno a la desvinculación se están adaptando para cumplir con el panorama digital virtual que muchos colaboradores están navegando actualmente.

¿Qué es el Offboarding y por qué es importante?

La desvinculación, que es el proceso en el que un colaborador se separa de la organización para la que ha trabajado, a menudo se pasa por alto, ya que gran parte del enfoque suele recaer en los procesos de incorporación. Pero no se debe olvidar la desvinculación.

Es probable que se descuide la desvinculación porque muchos a menudo ven la desvinculación como un proceso necesario para devolver el equipo de la empresa y desactivar el acceso a varios sistemas. Se olvidan de cómo afecta el proceso de offboarding a la transferencia de responsabilidades y conocimientos, al feedback de los colaboradores y a la última impresión que tienen de la empresa.

Tomemos un momento para ver algunas de las razones por las que tener un buen proceso de desvinculación es importante y debería estar en la agenda de recursos humanos.

Los colaboradores anteriores pueden convertirse en colaboradores futuros: la razón por la que los colaboradores dejan las empresas no siempre es porque no les gusta trabajar en la empresa. Hay una multitud de razones por las que los colaboradores se van. Es posible que se vayan por motivos familiares personales, porque se están mudando o porque sienten que pueden tener más desafíos en otra organización. En el futuro, podría resultar ventajoso para ambas partes trabajar juntas. Cuando los colaboradores se van con una nota amarga, esta posibilidad disminuye.
Los colaboradores anteriores impactan la marca empleadora de una empresa: las impresiones de una organización que un colaborador deja se construyen a lo largo de su viaje como colaborador. Y los últimos días de su empleo pueden cimentar sus sentimientos hacia la organización. Si bien es posible que ya no trabajen para la organización, si se les pregunta, es probable que informen sentimientos positivos. Y a medida que la marca empleadora ocupa un lugar más destacado en la agenda, este buen sentimiento puede canalizarse hacia las publicaciones sociales y otras historias de boca en boca que ayudan a la empresa a atraer nuevos colaboradores.
Los colaboradores anteriores pueden ayudar a ayudar a los nuevos colaboradores: una de las razones más pertinentes para desvincular al personal adecuadamente es la necesidad de un proceso de traspaso sin problemas entre ellos y el nuevo colaborador. Cuando hay un proceso de desvinculación bien organizado y empático, es más probable que los ex colaboradores estén dispuestos a facilitar la transición del conocimiento y la experiencia a la siguiente persona.

Cómo la desvinculación se ha vuelto remota

Si bien el cambio más grande a la baja remota, como la incorporación remota, se incrementó debido a la pandemia global, muchos trabajos continúan operando de forma remota, por lo que seguramente será una práctica que no solo se mantendrá sino que innovará para adaptarse mejor a las necesidades de la organización y su personal.

Para crear procesos de desvinculación remotos efectivos y fluidos, los departamentos de recursos humanos deben trabajar en estrecha colaboración con sus departamentos digitales y de TI para encontrar el proceso digital adecuado que ayude a crear un entorno de trabajo empático que haga que los colaboradores se sientan empoderados e incluidos al dar sus pasos fuera de la organización. El soporte de los sistemas digitales puede conducir a la creación de un tablero o portal bien pensado, que puede hacer que el proceso de transición sea fluido. El portal podría incluir una guía sobre cómo los colaboradores pueden devolver su equipo al empleador, las mejores prácticas para transferir responsabilidades de manera virtual y otras tareas que ayuden en el proceso de desvinculación. El departamento de recursos humanos lidera el conocimiento y la experiencia en torno a lo que se necesita en el proceso y el departamento de TI ayuda a hacer de este proceso una realidad digital. Trabajar juntos para enfrentar los desafíos de la desvinculación remota se facilita cuando estos dos departamentos trabajan juntos.

Una de las mejores maneras de hacer que el proceso de desvinculación sea un procedimiento más fácil es hacer que opere en un entorno que sea adaptable y comprensivo con su fuerza laboral. Si bien no se puede cubrir cómo una empresa puede hacer este trabajo ni siquiera brevemente en este artículo, tenemos muchos otros artículos en nuestra página que pueden ayudarlo a comprender cómo funciona ese entorno.

Las empresas y los líderes que son más adaptables a las necesidades de sus colaboradores y están abiertos a recibir empatía podrán asegurarse de que sus ex colaboradores se vayan más felices.

Conclusiones

Los departamentos de RRHH y TI respaldan la necesidad de tener un proceso de desvinculación exitoso. A medida que el trabajo remoto se convierte en el estándar, o al menos en una opción, en muchas organizaciones es importante crear procesos que respalden a estos colaboradores.