Artificial Intelligence at Work: How to Enhance the Employee Experience

Increase employee engagement and boost morale by implementing Artificial Intelligence (AI) technologies. 

 Engaged employees are essential to an organisation’s success. Employee engagement is the emotional investment employees make in their role and organisation. This personal investment is reflected in how employees execute their responsibilities and contribute to company culture. Unsurprisingly, organisations with high engagement outperform those with lower engagement levels.  

 

Organisations have traditionally struggled with defining and quantifying engagement. Despite sincere efforts and investments of time, effort, and money, achieving high employee engagement can remain an elusive goal that is difficult to measure. Thankfully, artificial intelligence (AI) technology is changing that. 

 

AI tools are revolutionising the workplace landscape by changing both employer and employee expectations. The benefit most quickly recognized is increased productivity. However, that’s just the beginning of how AI-power tools can enhance the employee experience. This article will explore other benefits AI can provide for the employee experience like expedited access to support, data-driven insights into employee sentiments, and personalised learning and development opportunities.  

 

Four Ways AI Enhances the Employee Experience 

 

  1. Increased Productivity 

 

By automating repetitive, time-consuming tasks, AI tools give employees more time to focus on complex matters. The majority of their energy can be devoted to problem-solving, innovation, critical thinking, and relationship building. For example, AI algorithms can analyse large data sets and generate insights, saving employees numerous hours of data collection and entry. Using AI for this type of task also offers the added benefit of reducing inevitable human errors.  

 

Streamlining administrative tasks is another way AI can increase employee productivity. Virtual assistants can organise documents and schedule meetings, enabling teams to focus on more meaningful tasks. Algorithms can also analyse team members’ skills and availability to recommend employees for upcoming projects.  

 

  1. Expedited Support 

 

Chatbots are a valuable resource that can help employees instantly access critical information. These tools can search through the organisation’s repository of knowledge and policies, reducing time spent searching for information or waiting for colleagues to respond. If an answer is not available, the chatbot can alert the appropriate Human Resource (HR) team member to answer the employee’s question. AI chatbots also help HR teams deliver information like policy updates, professional development tools, benefits information, and more.  

 

In addition to expediting HR services, AI chatbots are an efficient way to collect anonymous feedback. AI can easily synthesise this feedback with data from other sources like performance reviews and exit interviews to generate insights about areas of concern or opportunities for improvement. Regularly monitoring feedback data ensures employees remain engaged and enables organisations to identify potential red flags early. 

 

  1. Data-driven Sentiment Insights 

 

Employee engagement efforts are traditionally focused on promoting positive morale. Prior to AI-power technologies, organisations had very few ways to gauge employee engagement beyond surveys and other types of self-reported feedback. Through data mining and machine learning, AI tools can analyse and predict employee needs and behaviour.  

 

Sentiment analytics software offers detailed insights into what impacts employee morale across various themes like compensation, professional development, and benefits. As themes are identified, comments on surveys can be categorised and compiled. Then, comments in each category can be tagged with a sentiment–positive, negative, or neutral–offering the HR team a useful data set to review and act on. Automating the process of compiling and analysing data gives the HR team more time to focus on personal interactions and strategic initiatives.  

 

  1. Personalized Learning and Development Programs 

 

AI-powered learning platforms offer an unparalleled level of personalisation. Each employee’s skills, pace, and learning methods are assessed by the platform. Based on that information, the platform generates a customised study program for each person, recommending relevant courses and resources.  

 

As employees advance through their training, the platform continuously adapts to their progress, suggesting new content and challenges to keep them engaged. Such a tailored approach ensures that employees acquire the necessary skills for their role, keeps them motivated, and enables them to effortlessly take ownership of their professional development.  

 

Organisations using AI-based learning platforms often notice the added benefit of promoting a culture of continuous learning. The platform can automatically generate recommendations for additional opportunities once a study program is complete. Because the platform understands the employee’s preferred learning method and desired skill set, these recommendations are personalised to their needs and preferences, increasing the likelihood that they will continue training.  

 

Read More:  

Factors to Consider Before Launching AI 

Before introducing any new technology or tools to employees, there’s a lot to consider. With such incredibly powerful AI-based technology available, organisations need to carefully vet platforms to minimise security and privacy risks and develop training resources. Organisations that wait too long to introduce AI-power technology may find that employees are using these tools on their own or that their competitors are already reaping the benefits of this technology. 

 

To successfully integrate AI-based tools, carefully evaluate how well they will fit employees’ needs. Here are key factors to consider:  

 

  • Ease of Use: Ensure the platform is intuitive and will not require extensive training to use. Assess how well the platform will integrate with other software systems already in place. A positive user experience will expedite adoption across the organisation. 
  • Scalability: Tools need to be able to serve employees’ needs today and grow with the organisation. Finding a platform with robust and flexible features will ensure the technology has long-term value and aligns with the organisation’s growth trajectory.  
  • Data Analytics: Confirm the selected platform has the ability to capture the desired data. For example, is the motivation primarily to collect data on employee sentiment or provide more personalised professional development opportunities? It may be necessary to launch several tools, rather than expect one platform to meet all of the organisation’s needs. Defining metrics for success will help evaluate the technology’s impact. 
  • Internal Trust: The prospect of automating tasks is often associated with the idea that jobs will be eliminated. However, these tools are meant to support employees, not replace them. Organisations can reduce anxiety about job displacement by clearly stating the purpose of launching these tools and implementing reskilling and upskilling programs to equip employees to thrive once these new technologies are in place.  
  • Maintenance and Support: Someone in the organisation will have to manage this technology and troubleshoot when issues arise. Identify and properly train that person or team before all employees start using it. Create on-going training opportunities for the support team to ensure the technology scales along with the organisation to fully maximise its capabilities.  

 

Download Now: World of Work Trends 2024 

 

Conclusion 

Organisations are still in the early phases of adopting AI-powered tools in the workplace. As a result, the list of benefits and possibilities are constantly expanding. This huge potential means it’s even more important for leadership to have a clear understanding of why the organisation is implementing these tools. Ultimately, any technology is only as effective as the strategy behind it.  

While the implications and applications of these technologies are constantly evolving, one constant is how these tools enhance the employee experience by giving them more time to focus on strategic initiatives. This shift fosters innovation and creates a more enriching work environment. Many employees are pleasantly surprised when they see that introducing AI-based technology in the workplace actually makes it more human.  

People Strategy: dalla gestione dei talenti alla pianificazione strategica della forza lavoro

Che cosa devono considerare i responsabili delle risorse umane quando creano, o ricreano, la loro strategia per le persone?

Le organizzazioni leader in tutto il mondo sono costrette a trasformarsi rapidamente – e continuamente – per rimanere con uno scopo, una rilevanza e un vantaggio sulla concorrenza. Ciò significa che la definizione stessa di strategia per le persone si sta evolvendo a ritmo sostenuto. Anche il ruolo dei leader delle risorse umane sta cambiando e il numero di sfide che sono chiamati a risolvere è in aumento. Molto probabilmente, quando si troveranno le risposte, le domande stesse cambieranno.

Nonostante queste complessità, vale la pena di analizzare un po’ meglio il concetto di strategia delle persone in termini di definizioni, ruoli e sfide.

Strategia per le persone: tre definizioni da tenere in considerazione

La strategia delle persone ha una miriade di definizioni diverse: dipende da cosa si legge e da dove si guarda. Gli esperti e i revisori delle risorse umane del Top Employers Institute propongono tre definizioni generali

1. Investire nel talento

Guardiamo innanzitutto alla strategia delle persone attraverso una lente di investimento. In questo senso, è vista come una battaglia per i talenti. Se un’organizzazione fa coincidere l’investimento nel talento con gli obiettivi aziendali, è più probabile che le persone giuste con le competenze giuste si concentrino sulle iniziative giuste. Il ritorno sull’investimento che ne deriva farà progredire l’azienda e accelererà i risultati.

2. Allineare la strategia HR alla strategia aziendale

Il secondo obiettivo definisce la strategia delle persone in relazione al suo allineamento con la strategia aziendale. Pensare in termini di allineamento ci permette di porre domande importanti, come “Di quali capacità abbiamo bisogno?” e “Dove ne abbiamo bisogno?” Questo semplice approccio ci permette di capire quali sono le lacune (o le sovrapposizioni) nell’allineare la pianificazione strategica della forza lavoro e le altre strategie HR alle esigenze aziendali.

La nostra ricerca mostra che il 97% dei Top Employers dimostra l’importanza di allineare la propria strategia del personale alla strategia aziendale. Tuttavia, vale la pena notare che solo il 77% dei Top Employer traduce la propria strategia sulle persone in metriche HR chiave e relativi obiettivi.

3. La strategia per le persone è la strategia aziendale

L’obiettivo finale va oltre l’allineamento, fino alla completa integrazione della strategia per le persone all’interno dell’azienda. Secondo questa definizione, la strategia per le persone è la strategia aziendale. In questo caso, i team di leadership lungimiranti rifiutano esplicitamente di considerare le persone come beni.

Sono piuttosto i dipendenti a essere gli “investitori”: sono loro a decidere e a scegliere di investire il loro prezioso tempo, energia e talento. È l’organizzazione che deve lavorare sodo per tenerli impegnati e motivati.

La leadership non può dare per scontato il duro lavoro e l’impegno dei propri dipendenti di talento.

Un ruolo strategico per il leader delle risorse umane

La definizione di strategia per le persone varia notevolmente nelle organizzazioni di diversa forma e dimensione, ma la ricerca del Top Employers Institute mostra che i leader delle risorse umane stanno assumendo un ruolo più strategico. In passato, la strategia aziendale è stata guidata principalmente dal CEO e dal CFO. Questo perché i due motori del successo organizzativo erano saldamente radicati nella strategia e nella finanza.

Ora, però, le organizzazioni stanno passando sempre più da questo “Duo dinamico” a un “Trio trasformativo”. Secondo l’Harvard Business Review (HBR), il CEO e il CFO sono sempre più spesso affiancati da un CHRO, che insieme devono “fondere le questioni strategiche, finanziarie e umane nella strategia aziendale”.

Sfide e priorità nella strategia delle persone

Per svolgere appieno il proprio ruolo nell’alleanza triangolare con CEO e CFO, il CHRO deve affrontare quattro sfide:

  1. Essere in grado di guardare avanti e identificare le sfide strategiche per la forza lavoro che si presenteranno in seguito al cambiamento del mondo aziendale.
  2. Creare catene di approvvigionamento di talenti in grado di sostenere l’innovazione e la crescita.
  3. Sviluppare le competenze di gestione dei talenti dei leader aziendali.
  4. Fornire approfondimenti attraverso un maggiore uso di metriche e analisi per dimostrare l’efficacia della strategia delle persone.

I dati di Significat, ottenuti da 1.679 organizzazioni certificate Top Employers a livello globale, ricordano molto da vicino le sfide indicate dall’HBR. Alla richiesta di classificare le loro principali priorità in materia di risorse umane, la maggioranza dei Top Employers ha indicato:

  1. Sostenere il cambiamento culturale e organizzativo;
  2. Lo sviluppo di una strategia del talento
  3. Sviluppo della leadership;

E il ruolo della tecnologia nel fornire metriche e analisi all’interno di tutte le discipline HR è, secondo una ricerca del Top Employers Institute, in cima alla lista delle priorità dei leader HR, come modo per sostenere i cambiamenti significativi nella strategia delle persone che stiamo vedendo in molte delle nostre organizzazioni Top Employer. In un panorama HR in continua evoluzione, è evidente la necessità e il conseguente spostamento verso un ambito più ampio e olistico della strategia delle persone.

Non si tratta più di qualcosa che si concentra solo sulla gestione dei talenti, ma comprende la pianificazione strategica della forza lavoro, per colmare le lacune in termini di competenze e capacità, ed è supportata da metriche concrete e da strumenti di analisi predittiva.

Di conseguenza, i leader delle risorse umane sono tenuti a ideare ed eseguire strategie per le persone che siano in linea con le esigenze aziendali attuali e future.