Perguntas e Respostas: O mérito do planejamento estratégico da força de trabalho

O planejamento estratégico da força de trabalho se transformou ao longo dos anos em um processo empresarial central que alinha as necessidades em constante mudança da organização com a sua estratégia de pessoal. O conceito suscita diferentes respostas de especialistas do setor de RH, mas uma coisa é certa: a pandemia de COVID-19 gerou uma necessidade urgente de planejamento da força de trabalho em organizações de todos os portes.

Embora o planejamento da força de trabalho já tenha sido visto como uma atividade rígida e ineficaz que não conseguiu acomodar mudanças econômicas inesperadas, mas bem feita, pode ser fundamental para permitir que os líderes de RH assumam a liderança na preparação adequada para a flexibilidade e agilidade necessárias enquanto enfrentamos o futuro. Vejamos as perguntas comuns sobre este tema.

P: Por que o planejamento estratégico da força de trabalho está de volta aos holofotes?

R: Um tópico comum que ganha destaque nos artigos, webinars e apresentações de RH é como o planejamento estratégico da força de trabalho está se tornando mais relevante para alcançar os objetivos empresariais de uma organização. De fato, a pesquisa do Top Employers Institute mostra que 93% dos Top Employers entrevistados em 2020 estabeleceram objetivos claros para o planejamento da força de trabalho da sua organização.

Isto porque, embora as organizações líderes possam não saber o que o futuro lhes reserva, também reconhecem que um roteiro com algum senso de direção é essencial para o sucesso sustentável. O planejamento estratégico da força de trabalho constitui um componente integral deste roteiro. Por quê? Uma organização só pode atingir suas ambições com as pessoas certas, no momento certo, no lugar certo e com o custo certo.

O planejamento da força de trabalho, portanto, passou de uma abordagem rígida dos anos 80 para uma abordagem mais flexível e ágil, que visa ter estes elementos estabelecidos conforme e quando necessário. Pense em todos os avanços tecnológicos à nossa volta que nos permitem prever melhor; pense na economia gigante e no ambiente empresarial em constante mudança. Hoje em dia, se uma organização não levar a perspectiva proativa para sua força de trabalho, é provável que fique para trás. 

P: Costuma-se dizer que compreender a estratégia organizacional é o primeiro passo para o planejamento estratégico da força de trabalho.  Existem outros fatores a serem considerados?

R: Muitas vezes, a estratégia organizacional não explica claramente o impacto sobre as necessidades atuais e futuras da força de trabalho. Assim, o primeiro passo na elaboração de um plano de força de trabalho eficaz inclui a compreensão destas necessidades. Empresas, setores, ciclos de vida de produtos e até mesmo mudanças de produtos variam muito. Portanto, uma fórmula de sucesso só pode ser criada se se compreender o contexto da sua organização.

Isto não se limita à estratégia organizacional, mas se estende a outros fatores internos e externos. Vemos que 79% dos Top Employers levam em conta as aspirações de carreira dos seus colaboradores ao planejar a sua futura força de trabalho. Uma análise interna já pode acrescentar uma abundância de informações úteis: habilidades e capacidades atuais, dados demográficos dos colaboradores, tipos de grupos de cargos na organização atual, aspirações de carreira dos colaboradores, movimentos internos, bem como aspirações dos colaboradores de saída. Estes fatores contribuem para a sua jornada no sentido de criar um plano estratégico de força de trabalho adequado. 

Uma entidade pertencente à mesma organização, à mesma marca, pode enfrentar diferentes desafios relacionados com a força de trabalho em diferentes regiões e áreas geográficas. É por isso que é crucial compreender o mercado de trabalho à sua volta. Informações públicas, como, o censo governamental, geralmente fornecem uma visão abrangente e percepções sobre as tendências e movimentos. Preste atenção ao número de graduados na sua região, cursos universitários populares, características de emprego da concorrência, etc. Muitas vezes, análises como o PESTLE provaram ser ferramentas úteis neste aspecto.

P: O mundo à nossa volta muda rapidamente. Como podemos assegurar que o planejamento da força de trabalho se mantenha a par disso?

R: É aqui que entra o planejamento de cenários. Historicamente, o planejamento da força de trabalho tem sido um exercício de planejamento dependente do orçamento. Hoje em dia, tem um horizonte mais longo e tem um âmbito muito mais vasto. O planejamento de cenários prepara a organização para enfrentar diferentes situações impactadas, por exemplo, por fatores externos que estão além do controle da organização. Esses fatores podem estar relacionados a situações políticas ou ambientais no país ou região, crises globais ou elementos de estratégia empresarial futura.

Tal planejamento exige a identificação de fatores críticos, prioridades, bem como incertezas. Por exemplo, digamos que a Empresa A planeja transformar o seu negócio e avançar em uma direção diferente, e o crescimento é o principal impulsionador. Ela planeja três cenários diferentes:  

Cenário 1: Os seus clientes recebem de braços abertos a mudança no desenvolvimento de produtos. A questão é: as capacidades e conhecimentos atuais são suficientes?

Cenário 2: Se a taxa de aceitação não for a esperada e a demanda do cliente solicitar mudanças adicionais: a organização deve considerar a aquisição?

Cenário 3: Os concorrentes apresentam um produto melhor. Qual seria o impacto sobre a força de trabalho e o curso da ação?

O planejamento de cenários ajuda a responder a essas perguntas. Nossos dados mostram que 72% dos Top Employers criam vários cenários futuros possíveis para planejar o impacto na força de trabalho e nas necessidades de competência. Esta é uma das maneiras pelas quais as organizações se preparam da melhor maneira possível para quaisquer mudanças inesperadas que possam surgir em seu caminho.

P: Como é uma função de planejamento estratégico eficaz da força de trabalho?

R: Durante o seu discurso de abertura na HCI em março de 2018, Ross Sparkman, um líder de pensamento em Planejamento Estratégico da Força de Trabalho, falou sobre como estabelecer uma função eficaz de planejamento estratégico da força de trabalho. Ele falou sobre quatro pilares que são importantes para construir uma função de planejamento estratégico da força de trabalho: (1) visão, (2) pessoas, (3) processos e (4) tecnologia e dados.

Antes de mais nada, a organização precisa de pensar sobre o que pretende alcançar por meio desta equipe e constituir uma visão. A relevância e a escalabilidade de uma função de planejamento da força de trabalho depende do nível de maturidade da organização, dos recursos e das decisões de investimento. Esta visão ditaria também o tipo de pessoas e capacidades que devem ser incluídas na equipe. Os processos que dão suporte a esta função de planejamento da força de trabalho também seriam direcionados pela visão e pelas expectativas. As dúvidas que poderiam surgir incluem: quem serão os consumidores e usuários do processo? Como eles acessarão os dados relevantes? Como você garantirá que se trata de um exercício multifuncional?

O último pilar é a tecnologia e os dados. Antes de começar a analisar os dados, é necessário garantir sua qualidade e exatidão. Em última análise, quanto mais madura for a função estratégica da sua força de trabalho, mais suporte poderá obter da tecnologia. No entanto, a introdução desta tecnologia de suporte precisa estar ligada à visão da função. Vai ser fácil de usar? Quão relevante e escalonável? Análise de custo x benefícios, etc.

P: O planejamento estratégico da força de trabalho tem lugar na pesquisa de Melhores Práticas de RH do Top Employers Institute?

R: Sim, o planejamento estratégico da força de trabalho se enquadra na Pesquisa de Melhores Práticas de RH. Isso ocorre porque está intrinsecamente ligado à estratégia de pessoal que, em última análise, é impulsionada pela estratégia empresarial. Ao longo dos últimos anos, as empresas certificadas como Top Employers evoluíram o planejamento da sua força de trabalho de modo a torná-lo muito mais estratégico. Em comparação com os dados obtidos na nossa pesquisa em 2015, mais 15% dos Top Employers realizam regularmente uma análise de lacunas das atuais e futuras habilidades e competências.

Um Top Employer conduziu uma análise de lacunas para respaldar uma grande transformação no seu setor (tecnologia). Eles começaram analisando a oferta e a demanda de habilidades críticas necessárias no setor trimestralmente. Eles mapearam um inventário das atuais 2.500 habilidades em sua organização mundial. Isso incluiu 338 habilidades que foram classificadas como "nicho" (o que significa que estão em alta demanda) e 25 habilidades do futuro. Das 338 habilidades de nicho, agora há um programa de treinamento dedicado para mais da metade deles para ajudar a melhorar as habilidades dos funcionários. Este exemplo realmente mostra o valor que o planejamento estratégico da força de trabalho traz para uma organização e a prepara para o futuro.