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Propos recueillis par Shirley Masquelier, Marketing Manager France
Propos recueillis par Shirley Masquelier, Marketing Manager France

Comment Konica Minolta a réagi face à l'épidémie du Covid-19

Konica Minolta a déployé de nombreuses mesures au fur et à mesure de l'évolution de l'épidémie, afin d'accompagner au mieux ses collaborateurs dans ce contexte sans précédent.

Des mesures prises au fur et à mesure de l’évolution de l’épidémie

Dans le contexte très évolutif de l’épidémie de coronavirus et dans un souci de prévention, des mesures ont rapidement été mises en place :

  • Envoi de messages « Flash SANTÉ » aux collaborateurs avec les informations sanitaires permettant de comprendre le Coronavirus et se protéger. Les mesures de protection définies dans le cadre de ces communiqués allaient au-delà des instructions des autorités sanitaires ;
  • Création d’une cellule de crise sous la responsabilité de la Direction Générale pour l’adaptation du plan de continuité de l’activité en fonction de l’évolution de la situation.
  • Restriction des déplacements (France ou internationaux) et des accès aux sites, complétée de mesures spécifiques pour les collaborateurs basés ou ayant transité dans des « zones à risque ». Interdiction de tous les déplacements vers l’étranger ou l’accueil de visiteurs depuis l’étranger ;
  • Mise à disposition d’une équipe RH pour l’accueil de tous les collaborateurs ou managers ayant besoin d’un support pour la gestion du Covid-19 au niveau opérationnel ou bien individuel ;
  • Mise à disposition de masques et gel hydro alcoolique pour le personnel itinérant ;
  • Assouplissement du travail à domicile avec élargissement (au-delà du dispositif de télétravail) à tous les collaborateurs dont les postes sont compatibles.

 

Depuis l’instauration des mesures de confinement

Des messages du Président et des Membres du CoMex, et de la DRH, sont régulièrement envoyés à l’ensemble des employés.

Le déploiement massif du travail à domicile a été mis en place, avec la fermeture des agences et le maintien de quelques postes d’activité au niveau du siège social (support informatique et logistique avec les préparateurs de commandes). Un plan de décroissance de l’activité a été défini, avec des mesures d’accompagnement des collaborateurs concernés par l’activité partielle et l'incitation de poser dans un premier temps des congés payés.

L’équipe en charge du suivi de l’épidémie continue de se réunir et de communiquer régulièrement par mail. Il s’agit pour la direction de ne pas perdre le lien avec les employés, de donner les dernières informations (sanitaires, business & RH) et de répondre à toutes les questions légitimes qui se posent, dans une période aussi inédite qu’incertaine.

Des petits « Flashs QVT » consacrés à différents sujets sont régulièrement envoyés : ils traitent principalement du travail à domicile, ce mode de travail étant nouveau pour un certain nombre de collaborateurs, des bonnes pratiques pour concilier vie familiale et vie professionnelle, des conseils pour « bien supporter » le confinement en s’occupant différemment ou en occupant ses enfants, des cours de sport en "live" pour tous les collaborateurs (adhérents ou pas) avec le partenariat des équipes de la salle de sport du siège social, etc. 

Concernant la mesure de chômage partiel qui concerne 80% des collaborateurs, le Président et le CoMex de KMBSF ont adressé un message à tous les collaborateurs, annonçant des mesures importantes concernant les conditions de leur mise en chômage partiel : le maintien du salaire à 100% pour tous les collaborateurs en activité partielle.

 

Objectif ultime : garder le lien et accompagner les collaborateurs dans leur travail au quotidien

Les managers et les employés continuent d’être régulièrement alimentés par différents moyens de communication (mails, posts sur Yammer), au gré de l’évolution de la situation.

Depuis le début du confinement, des Webinars internes sont également proposés à tous les collaborateurs, afin d’optimiser le travail collaboratif dans le contexte actuel. Les thématiques abordées portent sur les bonnes pratiques du travail à distance, ainsi que sur les outils à privilégier dans le cadre du télétravail, notamment Microsoft Teams.

Garder le contact dans cette période complexe où le travail à distance est de rigueur, est donc une priorité. Nous avons tous besoin de recréer des liens avec son équipe, son entreprise et garder à l'esprit que tous les services continuent à fonctionner. C'est pourquoi, Konica Minolta a créé le " journal de bord des confinés" afin de permettre à tous les collaborateurs d'exister autrement et de s'exprimer. Il est diffusé chaque semaine à l’ensemble des collaborateurs, avec publication des selfies, des photos, des vidéos ou des podcasts de leur nouvelle vie, des bons mots, des astuces, des recettes, des dessins d'enfants... Tout ce qu’il faut pour garder le lien et même resserrer les liens !