Q&A: The merit of strategic workforce planning

El planeamiento estratégico de la fuerza de trabajo se transformó a lo largo de los años en un proceso empresarial central que alinea las necesidades en constante cambio de la organización con su estrategia de personal. El concepto suscita diferentes respuestas de especialistas del sector de RR.HH., pero una cosa es segura: la pandemia de COVID-19 generó una necesidad urgente de planificación de la fuerza de trabajo en organizaciones de todos los tipos.

No obstante, la planificación de la fuerza de trabajo ya haya sido vista como una actividad rígida e ineficaz que no consiguió acomodar cambios económicos inesperados, pero bien hecha, puede ser fundamental para permitir que los líderes de RR.HH. asuman el liderazgo en la preparación adecuada para la flexibilidad y agilidad necesarias mientras enfrentamos el futuro. Veamos las preguntas comunes sobre este tema.

P: ¿Por qué el planeamiento estratégico de la fuerza de trabajo está de vuelta al centro de atención?

R: Un tópico común que gana destaque en los artículos, webinars y presentaciones de RR.HH. es cómo el planeamiento estratégico de la fuerza de trabajo está tornándose más relevante para alcanzar los objetivos empresariales de una organización. De hecho, la pesquisa de Top Employers Institute muestra que 93% de los Top Employers entrevistados el 2020 establecieron objetivos claros para la planificación de la fuerza de trabajo de su organización.

Esto porque, no obstante, las organizaciones líderes puedan no saber lo que el futuro les reserva, también reconocen que un plan con algún sentido de dirección es esencial para el éxito sostenible. El planeamiento estratégico de la fuerza de trabajo constituye un componente integral de este plan. ¿Por qué? Una organización solamente puede lograr sus ambiciones con las personas adecuadas, en el momento adecuado, en el lugar adecuado y con el costo adecuado.

Por lo tanto, la planificación de la fuerza de trabajo pasó de un abordaje rígido de los años 80 para un abordaje más flexible y ágil, que busca tener estos elementos establecidos como y cuando sea necesario. Piense en todos los avances tecnológicos a nuestro alrededor que nos permiten prever mejor; piense en la economía gigante y en el ambiente empresarial en constante cambio. Hoy en día, si una organización no lleva la perspectiva proactiva para su fuerza de trabajo, es probable que se quede atrás. 

P: Se acostumbra a decir que comprender la estrategia organizacional es el primer paso para el planeamiento estratégico de la fuerza de trabajo. ¿Existen otros factores a ser considerados?

R: Muchas veces, la estrategia organizacional no explica claramente el impacto sobre las necesidades actuales y futuras de la fuerza de trabajo. Así, el primer paso en la elaboración de un plan de fuerza de trabajo eficaz incluye la comprensión de estas necesidades. Empresas, sectores, ciclos de vida de productos e inclusive cambios de productos varían mucho. Por lo tanto, una fórmula de éxito solamente puede ser creada si se comprende el contexto de su organización.

Esto no se limita a la estrategia organizacional, sino que se extiende a otros factores internos y externos. Vemos que 79% de los Top Employers toman en cuenta las aspiraciones de carrera de sus colaboradores ala planificar su futura fuerza de trabajo. Un análisis interno puede agregar una abundancia de informaciones útiles: habilidades y capacidades actuales, datos demográficos de los colaboradores, tipos de grupos de cargos en la organización actual, aspiraciones de carrera de los colaboradores, movimientos internos, así como aspiraciones de los colaboradores de salida. Estos factores contribuyen para su jornada en el sentido de crear un plan estratégico de fuerza de trabajo adecuado. 

Una entidad perteneciente a la misma organización, a la misma marca, puede enfrentar diferentes desafíos relacionados con la fuerza de trabajo en diferentes regiones y áreas geográficas. Es por eso por lo que es crucial comprender el mercado de trabajo a su alrededor. Informaciones públicas, como, el censo gubernamental, generalmente proporcionan una visión amplia y percepciones sobre las tendencias y movimientos. Preste atención al número de graduados en su región, cursos universitarios populares, características de empleo de la competencia, etc. Muchas veces, análisis como el PESTLE probaron ser herramientas útiles en este aspecto.

P: El mundo que nos rodea cambia rápidamente. ¿Cómo podemos asegurarnos que la planificación de la fuerza de trabajo se mantenga al tanto de esto?

R: Es aquí donde entra la planificación de escenarios. Históricamente, la planificación de la fuerza de trabajo ha sido un ejercicio de planificación dependiente del presupuesto. Hoy en día, tiene un horizonte más largo y un ámbito mucho más vasto. La planificación de escenarios prepara la organización para enfrentar diferentes situaciones impactadas, por ejemplo, por factores externos que están más allá del control de la organización. Estos factores pueden estar relacionados a situaciones políticas o ambientales en el país o región, crises globales o elementos de estrategia empresarial futura.

Tal planificación exige la identificación de factores críticos, prioridades, así como incertidumbres. Por ejemplo, digamos que la Empresa A planea transformar su negocio y avanzar en una dirección diferente, y el crecimiento es el principal impulsor. Ella planea tres escenarios diferentes:  

Escenario 1: Sus clientes reciben de brazos abiertos el cambio en el desarrollo de productos. La cuestión es: ¿Las actuales capacidades y conocimientos son suficientes?

Escenario 2: Si la tasa de aceptación no es la esperada y la demanda del cliente solicita cambios adicionales: ¿La organización debe considerar la adquisición?

Escenario 3: Los competidores presentan un mejor producto. ¿Cuál sería el impacto sobre la fuerza de trabajo y el curso de la acción?

La planificación de escenarios ayuda a responder estas preguntas. Nuestros datos muestran que 72% de los Top Employers crean varios escenarios futuros posibles para planear el impacto en la fuerza de trabajo y en las necesidades de competencia. Esta es una de las maneras por las cuales las organizaciones se preparan de la mejor manera posible para cualquier cambio inesperado que pueda surgir en su camino.

P: ¿Cómo es una función de planeamiento estratégico eficaz de la fuerza de trabajo?

R: Durante su discurso de abertura en HCI en marzo del 2018, Ross Sparkman, un líder de pensamiento en Planeamiento Estratégico de la Fuerza de Trabajo habló sobre cómo establecer una función eficaz de planeamiento estratégico de la fuerza de trabajo. Él habló de cuatro pilares que son importantes para construir una función de planeamiento estratégico de la fuerza de trabajo: (1) visión, (2) personas, (3) procesos y (4) tecnología y datos.

En primer lugar, la organización precisa pensar sobre lo que pretende alcanzar por medio de este equipo y constituir una visión. La relevancia y la escalabilidad de una función de planificación de la fuerza de trabajo depende del nivel de madurez de la organización, de los recursos y de las decisiones de inversión. Esta visión también dictaría el tipo de personas y capacidades que deben ser incluidas en el equipo. Los procesos que dan soporte a esta función de planificación de la fuerza de trabajo también serían direccionados por la visión y por las expectativas. Las dudas que podrían surgir incluyen: ¿Quiénes serán los consumidores y usuarios del proceso? ¿Cómo accederán los datos relevantes? ¿Cómo garantizará que se trata de un ejercicio multifuncional?

El último pilar es la tecnología y los datos. Antes de comenzar a analizar los datos, es necesario garantizar su calidad y exactitud. En último análisis, cuanto más madura sea la función estratégica de su fuerza de trabajo, más soporte podrá obtener de la tecnología. Sin embargo, la introducción de esta tecnología de soporte precisa estar vinculada a la visión de la función. ¿Va a ser fácil de usar? ¿Qué tan relevante y escalable? Análisis de costo x beneficios, etc.

P: ¿El planeamiento estratégico de la fuerza de trabajo tiene lugar en la encuesta de Mejores Prácticas de RR.HH. de Top Employers Institute?

R: Sí, el planeamiento estratégico de la fuerza de trabajo se encuadra en la Encuesta de Mejores Prácticas de RR.HH. Esto ocurre porque está intrínsecamente vinculado a la estrategia de personal que, en último análisis, es impulsada por la estrategia empresarial. A lo largo de los últimos años, las empresas certificadas como Top Employers evolucionaron la planificación de su fuerza de trabajo de manera de tornarla más estratégica. En comparación con los datos obtenidos en nuestra pesquisa el 2015, más de 15% de los Top Employers realizan regularmente un análisis de lagunas de las actuales y futuras habilidades y competencias.

Un Top Employer realizó un análisis de lagunas para respaldar una gran transformación en su sector (tecnología). Ellos comenzaron analizando la oferta y la demanda de habilidades críticas necesarias en el sector trimestralmente. Ellos mapearon un inventario de las actuales 2.500 habilidades en su organización mundial. Eso incluyó 338 habilidades que fueron clasificadas como "nicho" (lo que significa que están en alta demanda) y 25 habilidades de futuro. De las 338 habilidades de nicho, ahora hay un programa de entrenamiento dedicado para más de la mitad de ellos para ayudar a mejorar las habilidades de los empleados. Este ejemplo realmente muestra el valor que el planeamiento estratégico de la fuerza de trabajo trae para una organización y la prepara para el futuro.