Open/Close
English
Per direct voor 24 - 28 per week
Per direct voor 24 - 28 per week

Office Manager

Misschien studeer je en zoek je een mooie baan daarnaast, of wil je graag naast je baan als ouder ook graag weer aan de slag in een internationaal dynamisch bedrijf, of ben je gewoon toe aan iets nieuws, leuks en uitdagends, dan is de volgende baan wellicht iets voor jou.

Wie zijn wij: 

Wij zijn Top Employers Institute. Wij zijn een wereldwijde organisatie gericht op het certificeren en erkennen van werkgevers die uitstekende arbeidsvoorwaarden bieden. Dat doen we al 25 jaar.  

Wij zetten ons in om organisaties die uitstekende arbeidsvoorwaarden bieden, te helpen om erkend te worden en zich te ontplooien als uitstekende werkgevers. In ons kantoor aan de Herengracht zitten we met een team van bijna 40 collega’s met diverse nationaliteiten. Binnen dit team zal onze HR Operations & Office Manager zich helemaal gaan richten op HR Operations. Wij zoeken daarom een service gerichte bezige bij die samen met een collega deze duo baan vorm wil geven. In deze functie rapporteer je aan de Finance Director. 

De functie:

Je ondersteunt onze board met uiteenlopende zaken zoals het regelen van visa, organiseren van meetings, boeken van een vlucht of hotel. De baan is divers. Een greep uit de lijst van taken en verantwoordelijkheden is: 

  • Algehele zorg voor een goed werkend kantoor in de breedste zin van het woord 
  • Receptie/telefonie/post verzorgen. 
  • Voorraad beheer en contact met leveranciers. 
  • Verzorgen van wekelijks fruit, maandelijkse lunch, maandelijkse borrel en andere bestellingen. 
  • Aanspreekpunt facilitaire zaken zoals schoonmaak, gebouwbeheer, beveiliging. 
  • Aanspreekpunt it- en telefonie (landlines en mobiele telefonie). 
  • Aanspreekpunt voor SRXP (expense tool). 
  • Incidentele support aan het finance team b.v. boeken van bankmutaties en inkoopfacturen. 
  • Diverse administratieve en organisatorische zaken zoals het meehelpen organiseren van Kerst event, diverse meetings.  
  • Algehele support daar waar nodig. 

Naast de dagelijkse dingen zijn er genoeg projecten om je mouwen voor op te stropen. We groeien sterk als organisatie. Je moet flexibel zijn en je goed voelen bij de ondernemersgeest die binnen ons bedrijf heerst. Dit is wat je als bagage moet hebben: 

  • MBO+ b.v. secrateresse opleiding/Schoevers of HBO werk- en denkniveau.   

  • Minimaal 5 jaar werkevaring  

  • Uitstekende beheersing van Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift 

  • Een andere vreemde taal zoals Frans, Spaans of Duits is een pré 
  • Ervaring met Office 365/Sharepoint 

  • Woonachtig omgeving Amsterdam 


Herken je deze competenties bij jezelf? 

  • service gericht 

  • representatief 

  • stress bestendig 

  • klantvriendelijk 

  • hands-on 

  • pro actief 

  • snel kunnen schakelen 

  • faciliterend 


We zoeken iemand voor 24 – 28 uur verdeeld over 3-3,5 dag. De dagen zullen zeer waarschijnlijk dinsdag, woensdag en vrijdag zijn maar is nog bespreekbaar in samenspraak met de ander part-time Office Manager: 

Wat bieden wij: 

  • Een prima salaris met een bonus regeling 

  • Een part-time functie 

  • Een jonge, internationale en zeer dynamische omgeving waar ruimte is voor groei en ontwikkeling. 


Interesse: stuur dan je motivatiebrief met cv t.a.v. Nanette Quartel. Brieven zonder motivatie worden niet behandeld.